在软件操作过程中，经常会遇到对已经使用的科目，要求增加其明细科目的问题。科目已经使用，有两种情形：

1、该科目没有期初余额或本期发生数，但在月末转账定义中使用。

2、该科目已经有期初余额或本期发生数。

下面分别就这两种情形的处理方法，分别进行介绍。

情形1：该科目没有期初余额或本期发生数，但在月末转账定义中使用。

业务举例：已经设置过“期间损益结转”后，再增加损益类科目，主营业务收入的明细科目就会出现如下提示：

处理方法为：

1、  在这个提示界面，点击“否”；

2、  进入期间损益结转设置界面，删除“本年利润”科目，点击【确定】按钮。

3、  增加相应的明细科目后，重新进行期间损益结转设置。

情形2：该科目已经有期初余额或本期发生数。系统会把一级科目的数据和属性全部转移到增加的第一个明细科目中。

业务举例：损益类科目“补贴收入”已经本期贷方发生10元钱，并且已经进行期间损益结转设置。现在增加其明细科目“补贴收入——税费返还”。

处理方法：

1、  在会计科目档案中，点击“增加”按钮，增加明细科目，系统如下提示：

2、  点击“是”，再点击新增科目界面上的“下一步”，提示：

3、  点击“是”，即可完成该操作。

a．凭证上科目会自动替换，如图2-1所示；

                  图2-1   凭证上的科目自动替换

b．其数据会自动转移到第一个明细科目上，如图2-2所示。

图2-2    科目数据自动转移到新增明细科目上

c．期间损益结转定义中已经修改为补贴收入——税费返还”，如图2-3所示。

                图2-3  期间损益结转设置中自动替换

1、对已经使用的科目新增明细科目时，要求必须退出其他模块的操作，并且总账模块也不能有互斥操作。如果在软件操作的过程中，新增明细科目时，最后提示：

这时需要重新登录，重复上述增加明细科目的操作步骤。    

2、如果原来一级科目下的10元是由两个以上的内容组成，则还要作调整凭证。如原来的10元包含“税费返还”6元，“其它”4元。现在10元全部放在了“税费返还”明细科目上，则要调出4元给“其它”。新增“其它”明细科目，调整凭证为

借：补贴收入——税费返还  4

贷：补贴收入——其它  4

3、对于第二个新增的损益类科目的明细科目，必须到“期间损益结转设置”中，对该科目进行设置，才能在期间损益结转的时候，结转这个科目的数据。如注意事项（2）中新增的“补贴收入---其它”。如图2-4所示。

   图2-4   新增的明细科目没有进行期间损益结转设置

在“520302  其它”后对应的“损益科目编码”处录入“3131”，点击【确定】按钮。

（注：在新企业会计科目制度下，“本年利润”的科目编码是3131，所以这里录入3131；如果在建账的时候，选择的是别的行业性质，则要录入该行业性质下“本年利润”的科目编码。）

（二）已经使用的科目设置辅助核算

当一个科目已经录入期初余额和本期发生额后，由于精细核算的需求，要启用辅助核算。如何设置？

例：“其它应收款”科目期初余额100元，本期借方发生200元，凭证已经记账。因为该企业“其它应收款”主要是核算员工预借差旅费和归还差旅费。公司老板就想知道，哪个员工有多少差旅费没有归还。那么，这时就要把“其它应收款”科目设置为“个人往来”的。如何设置？

处理步骤：

1、              反记账，取消凭证审核和出纳签字；

2、              进入总账期初余额中，把“其它应收款”的期初数100清空

3、              在会计科目中，把“其它应收款”设置为个人往来辅助核算（会提示：“此科目已使用，修改辅助核算可能会造成数据错误！是否继续？”，点击“确定”按钮）；

4、              期初余额界面，“其它应收款”科目显示为蓝色，

双击“其它应收款”的期初数，弹出个人往来期初录入界面。假定期初100元，分别应收员工张三40元，李四60元。则“其它应收款”的期初余额录入如图2-5所示。在“个人往来期初”录入界面，点击“退出”按钮，则期初余额录入界面“其它应收款”显示为100元。

          图2-5   录入“其它应收款”的期初余额

5、  在填制凭证中，找到有“其它应收款”科目的凭证，选中“其它应收款”分录，双击凭证右下角的 ，录入辅助信息。如图2-6所示。

             图2-6  修改凭证的上辅助信息

6、              重新对凭证审核、出纳签字，记账。

不正确的步骤及现象：

1、  反记账，取消凭证审核和出纳签字；

2、  在会计科目中，把“其它应收款”设置为个人往来辅助核算；（此时的现象：在期初余额界面，“其它应收款”科目显示为蓝色，表示辅助核算的科目，辅助核算的科目是不能直接修改期初余额的，所以“其它应收款”的期初余额100元无法删除。）

3、  双击“其它应收款”的期初数，弹出个人往来期初录入界面，录入张三40元；李四60元。（此时的现象：退出个人往来期初录入界面，则“其它应收款”期初余额为200元。但明细记录中显示的是100元，这样就造成了“总账和个人往来辅助账对账不平”。）如图2-7所示：

引申：年度结转后，总账期初余额也会出现总账和辅助明细账对账不平的情况，可以参照上述的修改方法。

例：年度结转后，总账和客户往来明细账对账不平是。错误报告中显示：应收账款科目总账250元，明细账200元。试算平衡，说明总账数据是正确的。很可能在年度结转过程中少结转了一行明细记录。

修改步骤：

1、  到会计科目中，把“应收账款”的客户往来辅助核算取消；

2、  到总账期初余额界面，这时“应收账款”的期初数是可以修改的。修改为与明细记录合计一致（不管明细记录合计是否正确）。本例中修改为200元。

3、  再到会计科目中，把“应收账款”科目设置为客户往来辅助核算；

4、  再到总账期初余额中，双击“应收账款”得期初数，参照上年末应收账款的客户往来明细记录，在这里补加记录，或者修改记录金额。使“应收账款”科目期初余额为250元。（还要保证试算平衡）。